Figyelő, 1964. július-december (8. évfolyam, 27-53. szám)
1964-09-16 / 38. szám
s Íróasztal és környéke X ^ 1 fő*Szociológia és a vezetés A modern kor egyik általános jelensége, hogy szaporodik az igazgatási és ügyviteli munka. A termelési tevékenység bővülése önmagában is gyarapítja az elemzéshez, ellenőrzéshez, irányításhoz nélkülözhetetlen ügyviteli munka terjedelmét. Másrészt: a termelés műszaki kultúrája állandóan növekszik s ezzel párhuzamosan mind nagyobb szerephez jut a gyártást előkészítő, irányító munka, amelynek színtere ismét csak az iroda. Világjelenség, hogy az irodai dolgozók száma s az összes keresőkhöz viszonyított aránya a század elejétől 5 százalékról 10—20, sőt néhol 30 százalékra emelkedett. Hasonló jelenség tapasztalható nálunk is: 1941-ben az összes keresők 6,6, 1949-ben 8,8, 1960-ban 14,9 százaléka dolgozott irodában. Az irodai munka termelékenysége meglehetősen alacsony, eszközei nagyrészt elavultak. Pedig a korszerűtlen ügyviteli és igazgatási munka „üresjáratot” és túlhajszoltságot váltogat, s nem képes elég gyorsan, kellő adattal szolgálni a döntések meghozatalához. Bár az ügyviteli és igazgatási feladatok állandóan növekszenek, a megoldás mértékének módját, nemcsak a munkaerőhelyzet befolyásolja, hanem az ésszerűség is: az ügyviteltechnikai vívmányok termelékenyebbé teszik az irodai munkát. Automata könyvelők Az adminisztrációnak is legfőbb „forradalmárai”: a gépek. Őseik még a XIX. században indultak el, de az 1940-es évekig az irodai géppark lényegében az egyszerű számolási műveletekre és néhány ügyviteli rutinmunka elvégzésére volt alkalmas. Az elektronikus gépek korszakában viszont lehetővé vált az ügyviteli adatfeldolgozás sebességének hallatlan fokozása. Ma már világszerte sok ezer elektronikus adatfeldolgozó gép működik és sok százezer kisebb elektromos ügyviteli gép „termeli” az adatok tömkelegét, amelyeket különböző „adathordozókkal”, főként lyukkártyával vagy lyukszalaggal táplálnak be a „robotemberekbe”. Bevonult tehát az irodákba a gépek egész serege. A sereg négy részből áll: író- és sokszorosítógépek, számológépek, könyvelő automaták, s végül az adatrendszerező lyukkártya-, lyukszalag- és elektronikus gépek. Ami a hazai ügyvitelgépesítés helyzetét illeti, a fejlett ipari országokhoz képest, szinte csak az első lépéseknél tartunk. Hazánkban ugyan az első irodai gépek már évtizedekkel ezelőtt megjelentek, számuk azonban csak az utóbbi időben — lyukkártyagépeké 1953-tól, a középgépeké (könyvelő-automaták) 1957- től — növekedett erőteljesebben. Elektronikus gépből azonban egyelőre csupán tízzel rendelkezünk. A fontosabb ügyviteli gép ak á’lMaánya 1944 elején a következő viza:szorzógép 45 000 db (ebből elektromos: 6000) összeadógép 30 000 db könyvelőgép 3 000 db számlázógép 500 db Többet mond az az adat, hogy nálunk körülbelül 5 irodai dolgozóra jut egy kisgép (szorzó és összeadó), a fejlettebb országokban viszont lényegesen kedvezőbb a helyzet. A fejlesztést főként a devizális lehetőségek határozzák meg, mert minden korszerű ügyviteli gépet külföldről vásárolunk. Ma már évente 59—60 millió devizaforintot fordítunk erre az importra, s ez az összeg egyhamar aligha növelhető. A szakemberek ezért is tartják fontosnak a meglevő eszközök jobb felhasználását. Úgy vélik, a legnagyobb állami szerveknél, a nagy pénzforgalmat lebonyolító intézményeknél és a nagyvállalatoknál elektronikus gépeket "kell mielőbb munkába állítani. A kisebb vállalatok távlata: a középgépesítés, esetleg több vállalat vagy termelőszövetkezet közös irodai „gépállomása” formájában. Fontos, hogy a fejlesztés országosan elfogadott, távlati tervvé realizálódjon. Az első lépést jelenti ezen az úton az Ügyvitelgépesítési Tárcaközi Bizottság létrehozása, amely valamennyi érdekelt minisztérium és intézmény munkáját koordinálja. Az ügyvitel hatékonysága növelésének korántsem a gépesítés az egyedüli útja. Meg kell előznie azt az emberi munkára alapozott ügyvitel korszerűsítésének. Ügyvitelünk egyik leggyengébb pontja jelenleg: az iratok gyűjtése, kezelése, tárolása. Az íróasztalokban vagy szekrényekben egymás hegyén-hátán fekvő dossziék kezelése, az iratok visszakeresése rendkívül nehézkes, az iratrendeződobozok pedig nagyon drágák. (A 23 forintos iratrendező láttán egy külföldi szakértő azt kérdezte: „önök ilyen gazdagok?”) A Pénzügyminisztérium Ügyvitelgépesítési és Szervezési Intézete két és fél éve foglalkozik a jobb s olcsóbb irattárolási módszerek, eszközök elterjesztésével. Noha például a síneken gördülő, függő irattartók és a többi újdonság alkalmasatl a meglevő bútorokhoz is, az első tétel még mindig nem fogyott el a kijelölt ÁPISZ-boltból. A magyarázat: egy-egy vállalatnál, intézménynél minden munkakörben egyszerre kellene az új módszert bevezetni, s az induláskor jelentkező nagyobb kiadástól félnek az érdekeltek, bár azt később az időmegtakarítás bőven visszafizetné. Viszonylag szűk területen alkalmazzák az intézetben tervezett termelési programtáblákat is, amelyek a műszaki-gazdasági vezetők számára nyilvántartás vagy grafikonvezetés nélkül ötletes, egyszerű formában lehetővé teszik a termelés főbb adatainak regisztrálását. Egy kiállításon ugyan ezek is nagy sikert arattak, de a pontos igények megállapítására kiküldött kérdőívek részvétlenségbe fulladtak a vállalatoknál, s a programtáblák előállítása elhúzódott. Gyakran évekig tart olyan egyszerű, új irodacikkek prototípusának átfutása, mint legutóbb a műanyagirattárcáé és az újszerű irattartó-állványé. E gondokon segíthetnek majd a minisztériumok erősödő szervezési intézetei, amelyek hatékonyabb eszközöket alkalmazhatnak területükön az új ügyviteli eszközök elterjesztésében. Korszerű bútorok A korszerű irodai munka elemi feltétele: a célszerű bútorzat. Az irodabútorgyártás 1952 és 1957 között „takarékossági” okokból szünetelt, s az igényeket azóta sem lehet kielégíteni. Az üzemek mindmáig nagyrészt „univerzális” irodabútorokat gyártanak, azonos konstrukciókat minden ügyviteli munkahely számára. (Pedig az irodáinkban látható iratszekrény — tulajdonképpen ruhásszekrény, és a székek is azonosak a lakásokba készülőkkel.) Közben világszerte ugyancsak megváltozott az irodabútorzat. Az ügyviteli létszám növekedésével járó helyhiány miatt a szekrények kiszorultak az irodákból, a dolgozók csak a mindennapi munkához okvetlenül szükséges papírokat tartják íróasztalukban. Az íróasztal viszont alkalmazkodik az ügyviteli munka speciális igényeihez, az iratanyag (levél, kartoték stb.) a gépek és más eszközök jellegéhez. Ezt úgy érik el, hogy azonos, általában fémből készülő vázakra cserélhető szekrényelemeket gyártanak. A munkahelyi kívánalmak szerint több ilyen bútor egymáshoz is kapcsolható. Általában kényelmes forgószék járul a bútorzathoz. Átformálódott az irodabútorok külső képe is; fontos a világos, derűs színek alkalmazása. A szakemberek, az Iparművészeti Tanáccsal együtt, nemrég felmérték a külföldi irodaberendezési eredményeket, s javaslatot dolgoztak ki a hazai gyártás megteremtésére. E javaslat szerint minden lehetőség megvan, hogy iparunk különösebb beruházás nélkül átálljon a modern típusok gyártására, az eddigi 18 helyett csupán három, de minden igényt kielégítő, variálható bútorgarnitúra készítésére. Különösen fontos, hogy legalább az épülő új irodák kapjanak modern berendezést. Csak a jelenleg elhatározott, új irodaépületek mintegy 2 és fél ezer igazgatási dolgozónak adnak pár éven belül korszerű munkahelyet, itt viszont alkalmazni kellene a szervezés-tudomány eredményeit. Külföldön az új irodaházak tervezésekor először a szervező kap feladatot, megtervezi az irodai munkafolyamatokat, kapcsolódásukat, az emberek és a gépek elhelyezését stb. Ily módon az irodaépületek régi, úgynevezett cellás (kis, néhányszemélyes szobákon alapuló) elrendezését kezdik kiszorítani a „nagyteres irodák”. Ezekben a futballpályanagyságú termekben 300—1000 ember, tehát általában sok osztály dolgozik — a szobácskákénál jobb munkafeltételek között. A nagyteres irodák jellegtelen (és akusztikailag tompított) zaja ugyanis sokkal kedvezőbb, mint a „cellás” irodáé. Fontos a többi környezeti elem is: a klímaberendezés, a tökéletes világítás, a munkahely-egységeket elkülönítő paravánok, a sok „beépített” zöldnövény stb. A nagyteres iroda előnye a variálhatóság, átszervezés esetén nem kell építkezni, csak a paravánokat tologatni. Nálunk az irodaberuházásokban még kevés szerepet kap a szervezéstudomány. A programok elbírálásában újabban részt vesznek ugyan a szervezési szakemberek, a Beruházási Kódex azonban nem írja elő a munkaszervezési terv csatolását, így sokszor nem érvényesülhetnek a korszerű irodai munkahely elvei, s a népgazdaság ehhez fűződő érdekei. A Vörösmarty térre, a Vigadó mögé tervezett irodaház beruházási programja például nem terjed ki a bútorzatra, s a beköltöző vállalatok esetleg majd szedettvedett, régi bútoraikkal költöznek a modern épületbe. Az említett nagyteres irodák építése is várat magára, egyelőre csupán annyi történt, hogy az Építésügyi Minisztérium munkabizottságot hozott létre a kérdés tanulmányozására. Jó lenne, ha ezt az előnyös, gazdaságos munkahelyi megoldást szakembereink a termelékenyebb munka új lehetőségének tekintenék. Kétségtelen, hogy ügyvitelünk hatékonysága, kulturáltsága, nem lehet a gépesítéshez szükséges nagy befektetések függvénye. Egyelőre lépésről lépésre haladva, a kevesebb anyagi áldozattal járó ügyviteltechnikai és irodaberendezési vívmányokat, módszereket kell meghonosítanunk. Ezek adnak majd alapot az „íróasztal és környéke” teljes korszerűsítéséhez. Sebestyén Tibor Testvér ágazatok párbeszéde Új elljárás az építési engedélyeknél