Figyelő, 1964. július-december (8. évfolyam, 27-53. szám)

1964-09-16 / 38. szám

s Íróasztal és környéke X ^ 1 fő*Szociológia és a vezetés A modern kor egyik általános jelen­sége, hogy szaporodik az igazgatási és ügyviteli munka. A termelési tevékeny­ség bővülése önmagában is gyarapítja az elemzéshez, ellenőrzéshez, irányításhoz nélkülözhetetlen ügyviteli munka terje­delmét. Másrészt: a termelés műszaki kultúrája állandóan növekszik s ezzel párhuzamosan mind nagyobb szerephez jut a gyártást előkészítő, irányító mun­ka, amelynek színtere ismét csak az iro­da. Világjelenség, hogy az irodai dolgo­zók száma s az összes keresőkhöz viszo­nyított aránya a század elejétől 5 száza­lékról 10—20, sőt néhol 30 százalékra emelkedett. Hasonló jelenség tapasztal­ható nálunk is: 1941-ben az összes kere­sők 6,6, 1949-ben 8,8, 1960-ban 14,9 szá­zaléka dolgozott irodában. Az irodai munka termelékenysége meglehetősen alacsony, eszközei nagy­részt elavultak. Pedig a korszerűtlen ügy­viteli és igazgatási munka „üresjáratot” és túlhajszoltságot váltogat, s nem képes elég gyorsan, kellő adattal szolgálni a döntések meghozatalához. Bár az ügyvi­teli és igazgatási feladatok állandóan növekszenek, a megoldás mértékének módját, nemcsak a munkaerőhelyzet be­folyásolja, hanem az ésszerűség is: az ügyviteltechnikai vívmányok termeléke­nyebbé teszik az irodai munkát. Automata könyvelők Az adminisztrációnak is legfőbb „for­radalmárai”: a gépek. Őseik még a XIX. században indultak el, de az 1940-es éve­kig az irodai géppark lényegében az egyszerű számolási műveletekre és né­hány ügyviteli rutinmunka elvégzésére volt alkalmas. Az elektronikus gépek korszakában viszont lehetővé vált az ügyviteli adatfeldolgozás sebességének hallatlan fokozása. Ma már világszerte sok ezer elektronikus adatfeldolgozó gép működik és sok százezer kisebb elektro­mos ügyviteli gép „termeli” az adatok tömkelegét, amelyeket különböző „adat­hordozókkal”, főként lyukkártyával vagy lyukszalaggal táplálnak be a „ro­botemberekbe”. Bevonult tehát az iro­dákba a gépek egész serege. A sereg négy részből áll: író- és sokszorosítógé­pek, számológépek, könyvelő automaták, s végül az adatrendszerező lyukkártya-, lyukszalag- és elektronikus gépek. Ami a hazai ügyvitelgépesítés helyze­tét illeti, a fejlett ipari országokhoz ké­pest, szinte csak az első lépéseknél tar­tunk. Hazánkban ugyan az első irodai gépek már évtizedekkel ezelőtt megje­lentek, számuk azonban csak az utóbbi időben — lyuk­kártyagépeké 1953-tól, a középgépeké (könyvelő-automaták) 1957- től — növekedett erőteljesebben. Elekt­ronikus gépből azonban egyelőre csu­pán tízzel rendelkezünk. A fontosabb ügyviteli g­ép ak á’lMaánya 1944 elején a következő viza:­szorzógép 45 000 db (ebből elektromos: 6000) összeadógép 30 000 db könyvelőgép 3 000 db számlázógép 500 db Többet mond az az adat, hogy nálunk körülbelül 5 irodai dolgozóra jut egy kis­gép (szorzó és összeadó), a fejlettebb or­szágokban viszon­t lényegesen kedve­zőbb a helyzet. A fejlesztést főként a devizális lehe­tőségek határozzák meg, mert minden korszerű ügyviteli gépet külföldről vá­sárolunk. Ma már évente 59—60 millió devizaforintot fordítunk erre az import­ra, s ez az ö­sszeg egyhamar aligha nö­velhető. A szakemberek ezért is tartják fontosnak a meglevő eszközök jobb fel­­használását. Úgy vélik, a legnagyobb ál­lami szerveknél, a nagy pénzforgalmat lebonyolító intézményeknél és a nagy­vállalatoknál elektronikus gépeket "kell mielőbb munkába állítani. A kisebb vál­lalatok távlata: a középgépesítés, esetleg több vállalat vagy termelőszövetkezet közös irodai „gépállomása” formájában. Fontos, hogy a fejlesztés országosan elfogadott, távlati tervvé realizálódjon. Az­ első lépést jelenti ezen az úton az Ügyvitelgépesítési Tárcaközi Bizottság létrehozása, amely valamennyi érdekelt minisztérium és intézmény munkáját koordinálja. Az ügyvitel hatékonysága növelé­sének korántsem a gépesítés az egyedü­li útja. Meg kell előznie azt az emberi munkára alapozott ügyvitel korszerűsí­tésének. Ügyvitelünk egyik leggyengébb pont­ja jelenleg: az iratok gyűjtése, kezelése, tárolása. Az íróasztalokban vagy szekré­nyekben egymás hegyén-hátán fekvő dossziék kezelése, az iratok visszakere­sése rendkívül nehézkes, az iratrendező­dobozok pedig nagyon drágák. (A 23 fo­rintos iratrendező láttán egy külföldi szakértő azt kérdezte: „önök ilyen gaz­dagok?”) A Pénzügyminisztérium Ügy­­vitelgépesítési és Szervezési Intézete két és fél éve foglalkozik a jobb s olcsóbb irattárolási módszerek, eszközök elter­­­jesztésével. Noha például a síneken gör­dülő, függő irattartók és a többi újdon­ság alkalmasatl a meglevő bútorokhoz is, az első tétel még mindig nem fogyott el a kijelölt ÁPISZ-boltból. A magyarázat: egy-egy vállalatnál, intézménynél min­den munkakörben egyszerre kellene az új módszert bevezetni, s az induláskor jelentkező nagyobb kiadástól félnek az érdekeltek, bár azt később az időmeg­takarítás bőven visszafizetné. Viszonylag szűk területen alkalmazzák az intézetben tervezett termelési programtáblákat is, amelyek a műszaki-gazdasági vezetők számára nyilvántartás vagy grafikonve­zetés nélkül ötletes, egyszerű formában lehetővé teszik a termelés főbb adatai­nak regisztrálását. Egy kiállításon ugyan ezek is nagy sikert arattak, de a pontos igények megállapítására kiküldött kér­dőívek részvétlenségbe fulladtak a vál­lalatoknál, s a programtáblák előállítá­sa elhúzódott. Gyakran évekig tart olyan egyszerű, új irodacikkek prototípusának átfutása, mint legutóbb a műanyagirat­­tárcáé és az újszerű irattartó-állványé. E gondokon segíthetnek majd a miniszté­riumok erősödő szervezési intézetei, ame­lyek hatékonyabb eszközöket alkalmaz­­hatnak területükön az új ügyviteli esz­közök el­terjesztésében. Korszerű bútorok A korszerű irodai munka elemi felté­tele: a célszerű bútorzat. Az irodabútor­gyártás 1952 és 1957 között „takarékos­­sági” okokból szünetelt, s az igényeket azóta sem lehet kielégíteni. Az üzemek mindmáig nagyrészt „univerzális” iroda­bútorokat gyártanak, azonos konstruk­ciókat minden ügyviteli munkahely szá­mára. (Pedig az irodáinkban látható irat­­szekrény — tulajdonképpen ruhásszek­rény, és a székek is azonosak a lakások­ba készülőkkel.) Közben világszerte ugyancsak meg­változott az irodabútorzat. Az ügyviteli létszám növekedésével járó helyhiány miatt a szekrények kiszorultak az iro­dákból, a dolgozók csak a mindennapi munkához okvetlenül szükséges papíro­kat tartják íróasztalukban. Az íróasztal viszont alkalmazkodik az ügyviteli mun­ka speciális igényeihez, az iratanyag (le­vél, kartoték stb.) a gépek és más esz­közök jellegéhez. Ezt úgy érik el, hogy azonos, általában fémből készülő vázak­ra cserélhető szekrényelemeket gyárta­nak. A munkahelyi kívánalmak szerint több ilyen bútor egymáshoz is kapcsol­ható. Általában kényelmes forgószék já­rul a bútorzathoz. Átformálódott az iro­dabútorok külső képe is; fontos a vilá­gos, derűs színek alkalmazása. A szakemberek, az Iparművészeti Ta­náccsal együtt, nemrég felmérték a kül­földi irodaberendezési eredményeket, s javaslatot dolgoztak ki a hazai gyártás megteremtésére. E javaslat szerint min­den lehetőség megvan, hogy iparunk kü­lönösebb beruházás nélkül átálljon a modern típusok gyártására, az eddigi 18 helyett csupán három, de minden igényt kielégítő, variálható bútorgarnitúra ké­szítésére. Különösen fontos, hogy legalább az épülő új irodák kapjanak modern beren­dezést. Csak a jelenleg elhatározott, új irodaépületek mintegy 2 és fél ezer igaz­gatási dolgozónak adnak pár éven­ belül korszerű munkahelyet, itt viszont alkal­mazni kellene a szervezés-tudomány eredményeit. Külföldön az új irodaházak tervezésekor először a szervező kap fel­adatot, megtervezi az irodai munkafolya­matokat, kapcsolódásukat, az emberek és a gépek elhelyezését stb. Ily módon az irodaépületek régi, úgynevezett cellás (kis, néhányszemélyes szobákon alapuló) elrendezését kezdik kiszorítani a „nagy­teres irodák”. Ezekben a futballpálya­­nagyságú termekben 300—1000 ember, te­hát általában sok osztály dolgozik — a szobácskákénál jobb munkafeltételek kö­zött. A nagyteres irodák jellegtelen (és akusztikailag tompított) zaja ugyanis sokkal kedvezőbb, mint a „cellás” iro­dáé. Fontos a többi környezeti elem is: a klímaberendezés, a tökéletes világítás, a munkahely-egységeket elkülönítő para­vánok, a sok „beépített” zöldnövény stb. A nagyteres iroda előnye a variálhatóság, átszervezés esetén nem kell­ építkezni, csak a paravánokat tologatni. Nálunk az irodaberuházásokban még kevés szerepet kap a szervezéstudomány. A programok elbírálásában újabban részt vesznek ugyan a szervezési szak­emberek, a Beruházási Kódex azonban nem írja elő a munkaszervezési terv csa­tolását, így sokszor nem érvényesülhet­nek a korszerű irodai munkahely elvei, s a népgazdaság ehhez fűződő érdekei. A Vörösmarty térre, a Vigadó mögé terve­zett irodaház beruházási programja pél­dául nem terjed ki a bútorzatra, s a be­költöző vállalatok esetleg majd szedett­­vedett, régi bútoraikkal költöznek a mo­dern épületbe. Az említett nagyteres iro­dák építése is várat magára, egyelőre csupán annyi történt, hogy az Építés­ügyi Minisztérium munkabizottságot ho­zott létre a kérdés tanulmányozására. Jó lenne, ha ezt az előnyös, gazdaságos munkahelyi megoldást szakembereink a termelékenyebb munka új lehetőségének tekintenék. Kétségtelen, hogy ügyvitelünk haté­konysága, kulturáltsága, nem lehet a gépesítéshez szükséges nagy befekteté­sek függvénye. Egyelőre lépésről lépésre haladva, a kevesebb anyagi áldozattal járó ügyviteltechnikai és irodaberende­zési vívmányokat, módszereket kell meg­honosítanunk. Ezek adnak majd alapot az „íróasztal és környéke” teljes korsze­rűsítéséhez. Sebestyén Tibor Testvér ágazatok párbeszéde Új ell­járás az építési engedélyeknél

Next