Figyelő, 1974. július-december (18. évfolyam, 27-52. szám)
1974-07-03 / 27. szám
A szervezés hétköznapjai A vállalatok szervezettségében már régóta tapasztalható elmaradás a legutóbbi időszakban azért vált annyira szembetűnővé, mert gazdaságunk extenzív tartalékai kimerülőben vannak, s ugyanakkor az intenzív gazdálkodás módszereinek ismerete és alkalmazása még nem vált általános gyakorlattá. Pedig, amint arra Lázár György miniszterelnök-helyettes, az Országos Tervhivatal elnöke, az MSZMP Politikai Akadémiáján tartott előadásában az elmúlt héten rámutatott: népgazdasági terveink megvalósításának döntő feltétele a gazdálkodás hatékonyságának állandó javítása, a munka- és üzemszervezés fejlesztéséről 1971 végén hozott határozatok végrehajtása. Ezen a területen nagyok a tartalékok. Ezt mutatja, hogy nem kielégítő a meglévő munkaidőalap kihasználása, gyakori jelenség az anyagra, szerszámra való kényszerű várakozás, a technológiai folyamatok célszerűtlen elrendezése, az akadozó kooperáció. Lassan halad a munka gépesítése (a kézi munka aránya gyakran a szakmunkások munkájában is eléri az 50 százalékot), s túlzottan magas a kisegítő folyamatokban és az adminisztrációban foglalkoztatottak száma. Egyenlőtlen az állóeszközök kihasználtsága, a legtöbb ágazatbanalacsony a műszakszám, magas viszont a gazdaságtalanul működő, elavult gépek aránya, míg a korszerű, nagy termelékenységű gépek kapacitását gyakran félig sem használják ki. Mindehhez járulnak az ismert beruházási gondok, amelyek oka jórészt ugyancsak a szervezetlenség. Az üzem- és munkaszervezés fejlesztéséről hozott határozatok végrehajtása elősegíti e veszteségforrások megszüntetését, és a tartalékok mozgósítását, de a kezdeti biztató eredmények mellett — amint erre Lázár György is felhívta a figyelmet — szóvá kell tenni néhány hiányosságot is. Gyakori hiba, hogy a vállalati szervezésfejlesztési programok és a vállalati tervek között nincs szerves kapcsolat. A vállalati szervezési elképzelések gyakran nem az alapvető termelési, műszaki fejlesztési, beruházási célokhoz kapcsolódnak. Egy nemrégiben végzett felmérés megállapítása szerint a vállalatok többsége csak meglévő belső szabályozásának korszerűsítését tűzte napirendre, s nagyon kevesen irányoztak elő alapvető változást a szervezésben. Kevés figyelmet fordítanak a vállalatok a közvetlen eredményt hozó szervezési intézkedések kidolgozására is, pedig a helyes módszer éppen az lenne, hogy a munkahelyi racionalizálástól a folyamatok összehangolásán át haladjanak egy mindent magában foglaló szervezési koncepció kialakítása felé. Az átgondolás hiányára mutat, hogy gyakran olyan szervezési feladatokat is előirányoztak, amelyek megvalósításához nem tudták a feltételeket megteremteni. Ez a magyarázata, hogy a megvizsgált vállalatok az 1973-ban tervbe vett szervezési feladatok egyharmadát nem valósították meg. Lényegesen kedvezőbbek a tapasztalatok ott, ahol a szervezési intézkedéseket megfelelő ösztönzéssel, központi bérkedvezménnyel kapcsolták össze. (A bérszabályozás jelenlegi rendszere egyes esetekben ugyanis fékezheti az egyébként ésszerű szervezési intézkedések megvalósítását.) Előfordult ugyan, hogy a kedvezményben részesülő vállalatok egy része az üzem- és munkaszervezési program végrehajtására előirányzott bértöbbletet nem a munkaerő ésszerű átcsoportosítására, a termelőberendezések jobb kihasználására fordította. Mégis úgy tűnik, hogy a párt- és kormányhatározatok végrehajtásának lényeges évköze lehet, ha a szabályozás és az esetenként adott preferencia következetesen ösztönzi a vállalatokat a szervezettség javítására. Sz. A. 2 SOK IS — KEVÉS IS (Folytatás az 1. oldalról) jelentős csökkenésére vezethető vissza. A decentralizálás következtében nemcsak bizonyos funkciók, hanem a funkciókat korábban ellátó alkalmazottak is a vállalatokhoz kerültek. Szellemi foglalkozásúak, nehezen körülírható kategória. A részletesebb adatok hiánya is arra késztet, hogy a továbbiakban a statisztikusok által használt „alkalmazottak"’ fogalmát használjuk. * 1967 és 1972 között az anyagi termelés ágazataiban a munkáslétszám 10 százalékos növekedése mellett az alkalmazottak száma 26 százalékkal emelkedett. A munkások száma a különböző ágakban eltérő módon növekedett, de mindenütt alatta maradt az alkalmazotti létszámemelkedésnek. Az alkalmazotti létszám is más-más mértékben emelkedett, de mindenütt meghaladta a 20 százalékot. Külön vizsgálva az ügyvitellel foglalkozó adminisztratív dolgozók körét: az 1967. évet követő három esztendőben az állami ipar munkásainak száma 5 százalékkal, az alkalmazottaké 16 százalékkal, ezen belül a műszaki dolgozók száma 12 százalékkal, az adminisztratív létszám pedig 20 százalékkal növekedett. 1967- ben az állami iparvállalatoknál ezer munkásra 101, 1970-ben már 116 adminisztratív alkalmazott jutott, s az arány változatlan ütemben azóta is tovább romlik. Centralizáltság — és az íróasztalok Eddig a meglehetősen vegyes benyomásokat keltő statisztikai adatsor. A számok jelzéseinek megfelelően különböző vélemények, más és más álláspontok alakultak ki az egyébként vitathatatlan tény, az alkalmazotti létszám növekedésének magyarázatára. Sokan azt tartják, hogy az adminisztratív létszám növekedése többnyire lázmérőként jelzi: valami nincs rendben a szervezetben, valami baj van a gazdálkodásban. (Például: a vállalati készletek növekedése jól ismert, sokat bírált jelenség. A felduzzadt készleteket azonban nyilván kell tartani, „adminisztrálni” kell, s minél nagyobb a készletmennyiség, annál több az íróasztalmunka.) Az ellenvélemény: igaz, hogy az ipari centralizációnak együtt kellett volna járnia az ügyvitel centralizációjával, egyszerűsítésével, de az is igaz, hogy az ezer vagy a tízezer embert foglalkoztató vállalatok, trösztök adminisztratív feladatai és kötelezettségei közé nem lehet egyenlőségjelet tenni, arról nem is beszélve, hogy a vállalatok mai feladatait nem lehet összehasonlítani a 15—20 évvel ezelőtti követelményekkel. Átvettek, illetve továbbfejlesztettek egy sor olyan funkciót, amit korábban például csak a kereskedelem látott el. A vállalatok nagyobb önállósága és felelőssége együtt jár a körültekintőbb döntésekkel. Ehhez viszont rengeteg információ kell, mégpedig feldolgozott, értékelt, a gazdasági döntések előkészítésére alkalmas témában. S mindezek kontrája: amíg bizonyos adminisztratív tennivalók valóban megszaporodtak, addig más feladatok ellátására ma már nem lenne szükség. A vállalatok viszont úgy bővítettek, hogy közben megfeledkeztek az egyszerűsítésről és elfeledkeztek az adminisztratív alkalmazottaknak a megváltozott feladatokhoz igazodó átképzésről. A munka változott, a módszer a régi. Az ügyvitel világszerte terjedő racionalizálását és ennek sokféle technikai eszközét, szervezési módszereit nálunk inkább csak hírből ismerik, mert — akár csak a termelő műhelyekben — az irodák világában is egyszerűbb, kényelmesebb, újabb és újabb embereket alkalmazni, mint a munka ésszerűsítésén gondolkozni és legalább a kézenfekvő szervezési megoldásokat végrehajtani. A vállalatok és intézmények — feltehetően mindezek elismerése mellet is — okkal kérdezik: mit tegyenek, ha a gazdaságirányítási rendszer egyes területeken (például a bérszabályozás, a nyereségadózás, a vállalati érdekeltségi alapok képzése és felhasználása stb.) olyan részletességre, olyan adminisztrációra kényszerít, amikor már kérdéses, hogy ki ki. Az alkalmazottak köre bizonyos vonatkozásban szélesebb a szellemi foglalkozásúakénál. A műszaki és az adminisztratív alkalmazottakat teljes egészében szellemi foglalkozásúaknak tekintik. Az egyéb alkalmazottak állománycsoportjában dolgozóknak körülbelül 80 százaléka — örök, sportáisok, gépkocsivezetők, kézbesítők — fizikai munkát végez, ennek ellenére statisztikailag az alkalmazottak közé számítanak. Vetődik-e az ezzeljáró nyilvántartási, ügyviteli munka? A vezetési színvonal mércéje Az egymással vitázó vélemények, az idézett statisztikai adatok, valamint a gazdasági környezet ismeretében pontosabban is felvázolhatók az alkalmazotti létszám növekedésének okai. A Munkaügyi Minisztériumnak a Minisztertanács számára készített előterjesztése szerint „... az alkalmazotti létszám növekedését, növekedési ütemének felgyorsulását több tényező idézte elő, amelyek egyfelől elfogadható, objektív szükségszerűségből fakadó okokra, másfelől szubjektív jellegű, helytelen gazdálkodásból és helyzetelen szemléletből fakadó, indokolatlan okokra vezethetők vissza’. Az első csoportba kell sorolni mindenekelőtt az általános műszaki fejlődést, a gazdálkodás új feltételeit, a vidéki ipartelepítést. A gépesítés, az automatizálás, a magasabb színvonalú munkamegosztás, a kiszélesedő kooperáció és általában az egyre bonyolultabbá váló termelési folyamatok előkészítése, megszervezése, a szervezetek irányítása jórészt igazgatási feladat. A vállalatoknál korábban ismeretlen munkaköröket kellett létrehozni, új szakmák képviselői jelentek meg (az üzemszervezők, az elemző közgazdászok, a piackutatók, a reklámszakértők, az üzletkötők, az árelemzők a munkapszichológusok, és szociológusok, a rendszertervezők és -szervezők stb.). Az objektív okok közé sorolható az úgynevezett „bújtatás" megszüntetése is. (A létszámgazdálkodás szigorú kötöttségeinek felszámolásával nincs többé értelme, hogy alkalmazotti állományban dolgozókat „munkásként” tartsanak nyilván.) Egy sor szociális intézkedés (a gyermekgondozási segély, a nyugdíjasok foglalkoztatása, a lakbér-hozzájárulás, a lakásépítési kölcsönök folyósítása stb.) is újabb ügyviteli terheket jelentett. A gyorsan gyarapodó szociális intézmények kezelésével, üzemeltetésével foglalkozó dolgozók is az alkalmazottak számát növelik. Mindehhez hozzájárult a gyakran tapasztalható túlszabályozottság, ami felesleges, ám mégis elvégzendő munkát jellent és létszámbővüléshez vezet. A témával kapcsolatos vizsgálatok és e -öönböző elemzések azonban arra is rámutattak, hogy a felsorolt okok mellett egy sor egyéb — elsősorban a vállalati vezetés színvonalára visszavezethető — tényező is közrejátszik az alkalmazottak számának ugrásszerű növekedésében. A vállalatok nagy része elhanyagolta a létszám — és ezen belül az alkalmazottak számának — megalapozott tervezését, a létszámnormatívák használatát. Megfelelőnek minősíthető munkamérés gyakorlatilag nincs az alkalmazottaknál. A racionális belső szabályzatok hiánya miatt a vállalatok többségének belső működése koordinálatlan, sok a felesleges munkát eredményező párhuzamosság. Elszaporodtak a vezérigazgatóságok és az ezzel járó bonyolultabb, feleslegesen soklépcsős irányítási rendszerek Figyelmet érdemel a szervezetek öncélú, csupán presztízsokokból történő fejlesztése.Csoportok osztályokká, osztályok főosztályokká alakulnak át, minden különösebb gyakorlati ok és eredmény nélkül. Furcsa ez azért is, mert a bérügyi rendelkezések lehetővé tennék a szakemberek előléptetését, magasabb fizetését anélkül is, hogy számukra különböző osztályokat, főosztályokat alakítanának.) Az ügyintézést bonyolítja, sok esetben áttekinthetetlenné teszi, az ügyintézők számát gyarapítja a formai decentralizálás. Ennek hátterében viszont éppen az áttekinthetetlenségre való törekvés húzódik meg: a soklépcsős, bürokratikus ügyvitel a felelősség-áthárítás, illetve -megosztás kiválóan használható eszköze, módszere. (Minél több az akta és a pecsét, minél több az aláírás, annál többfelé osztódik a felelősség.) A számítógépek, a korszerű és gyorsan dolgozó nagyteljesítményű irodagépek használata ugyan több embert igényel, de ez esetben relatív létszámtöbbletről kell beszélni. Kellene ... Ha például a számítógépek kapacitásának becslés szerint 70 százalékát nem olyan adatfeldolgozásra használnák, ami egyszerűbb, olcsóbb és kevesebb emberrel működtethető berendezésekkel is elvégezhető lenne. S itt megint a szervezés fogyatékosságai fedezhetők fel: a számítógépeket a hagyományos ügyvitel elvei, szabályai, követelményei szerint, megelőző rendszerszervezés nélkül alkalmazzák. Az eredmény: relatív vagy abszolút létszámmegtakarítás helyett még több alkalmazott munkába állítása. Ugyanakkor a számítógépek melói hiányoznak a kisebb irodai gépek, amelyek lényegesen megkönnyíthetnék hatékonyabbá tehetnék az ügyviteli munkát. Információéhség A helytelen gazdálkodásból fakadó okok között kell nyilvántartani, — de most már nem kizárólag a vállalatoknak címzett megjegyzésként — a „létszámhígítást”. A bérszínvonal-manipulációk sikeres és közkedvelt módszere volt a szakképzetlen fiataloknak — és főleg a lányoknak — az adminisztrációban való tömeges elhelyezése. Ehhez még egyfajta társadalmi nyomás is hozzájárult, a középiskolát végzett fiatalok íróasztalok mellett történő elhelyezésével kapcsolatban. E tényezők hatását csak a bérszabályozás 1971-ben végrehajtott korszerűsítése korlátozta — de korántsem szüntette meg. Az is tény, hogy a legkorszerűbb, legjobban szervezett vállalati ügyvitel esetén is gondokat okozna a felügyeleti hatóságok információs igényeinek kielégítése. A KSH tevékenysége ma már eltörpül az állami és a társadalmi szervezetek adatgyűjtési buzgalma mellett. Feltételezhető, hogy az efféle statisztikai ténykedés nagy része felesleges és éppen ezért ideje lenne megfontolni: mit lehetne, mit kellene tenni e felfokozott információéhség csillapítására? A munkaerőgazdálkodásban levő tartalékok kiaknázása hosszú idő óta foglalkoztatja a szakembereket. A témáról százával jelennek meg a különböző publikációk, de az efféle vizsgálódások, számítgatások javarésze, inkább csak a termelő műhelyekre, a produktív munkát végzők körére koncentrál és jóval kevesebb szó esik arról, hogy milyen tartalékok találhatók az irodákban. Egyes óvatos számítások szerint csak az állami iparvállalatoknál az adminisztratív létszám mozgósítható tartaléka eléri a 25— 30 ezer főt. A jelenleginél lényegesen szervezettebb és korszerűbb eszközökkel dolgozó ügyvitel esetén jelentős részük nélkülözhetetlen lenne. A nagyobb hányad azonban ma olyan munkát végez, ami felesleges, s ugyanakkor mások a fontos és szüséges tennivalók tömegével birkóznak, egyre reménytelenebből. A képlet ugyanaz mint a termelő műhelyekben: egyik oldalon a létszámfelesleg, illetve az értelmetlen aktagyártással foglalkozók ezrei, a másikon a létszámhiány. Pedig az irodák világára is áll a sokat hangoztatott tétel: sokkal kevesebb fáradságot kell fordítani a munkaerők toborzására és sokkal nagyobb figyelmet kell szentelni a meglevő alkalmazottak okos, célszerű foglalkoztatására. Vértes Csaba &&&&&& GAZDASÁGPOLITIKAI HETILAP FŐSZERKESZTŐ: dr. Garám József FŐSZERKESZTŐ-HELYETTES: dr. Follinus János és dr. Varga György SZERKESZTŐSÉG: Budapest V., Alkotmány u. 10. Telefon: SI-SSS. 311-564, 117-064, 311-302 Levélcím: 1355 Budapest 18. Távirati cím: Hungecon, Budapest Kiadja a Hírlapkiadó Vállalat 1959 Budapest VIII., Blahn Lujza tér 1—3. Telefon: 343 — 100, 142 — 220 Felelős kiadó: Csodány Ferenc igazgató. Hirdetések felvétele: a Hírlapkiadó Vállalat reklámszolgálatánál. Telefon: 142 — 654 Előfizetési díj egy évre 96 f érint. Belföldön terjeszti a Hamvas Posta. Előfizethetők bármely, postahivatalban, a kézbesítőknél, a Posta hírlapüzletében és a Posta Központi Hírlapirodájánál 11900 Budapest V., József nádor tér I.) Külföldre a Kultúra Könyv és Hírlap Külkereskedelmi Vállalat terjeszti. 11389 Budapest, H9) Készült a Szikra Lapnyomdában, INDEX: 25 283 FIGYELŐ, 1974. JÚLIUS 3.