Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)
Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.
38 Ember Győző dobozokban őrzi, 3 raktári szintre (szekrény, polcok, dobozok) tagolódó iratainak raktári rendszere ugyancsak tagolatlannak minősül. Szokták a levéltári anyagnak rendszere alapján kialakított, megvalósult rendjét is rendszernek nevezni. Ez helytelen. Nem helyeselhető az sem, hogy a rendszer kialakításánál alkalmazott rendszerezési alapot is rendszernek nevezik. Helyes viszont, hogy a különböző rendszerezési alapok felhasználásával kialakított különböző levéltári rendszereket az alkalmazott rendszerezési alap nevével jelölik meg, s így beszélnek tárgyi, területi, időrendi stb. levéltári rendszerekről. Az így keletkező rendszerfajtákat itt nem sorolom fel, annyi ilyen levéltári rendszer van, ahány rendszerezési alap. Ezekről az alapokról a továbbiakban lesz szó. Ugyancsak a továbbiakban szólok azokról a raktári rendszerfajtákról, amelyek a raktári rendszerezési alapokról, a raktári tárolás eszközeiről és módjairól kapják nevüket, (polcrendszer, dobozrendszer, kötött rendszer, fektetett rendszer stb.). Rendszerezési elvek Minden rendszerezésnek, így a levéltárbelinek is, amely a levéltárbeli rendszernek előbb elméleti kidolgozásához, majd gyakorlati megvalósulásához, a rendhez vezet, bizonyos alapra vagy szempontra, illetve alapokra vagy szempontokra van szüksége, amelynek vagy amelyeknek a figyelembevételével a rendezésre kerülő levéltári anyagnak részekre bontása és a részek csoportosítása az anyag jellegének legmegfelelőbben, legcélszerűbben végezhető el. Az ilyen alapokat vagy szempontokat rendszerezési alapoknak nevezik. A rendszerezési alapok között van egy-két különleges jelentőségű, amely a levéltári anyag rendszerezését, rendezését és rendjét gyökeresen meghatározó elméleti alapelgondolásnak, elvi alapkoncepciónak minősül. Ezeket rendszerezési elveknek nevezzük. Rendszerezési elvet a kettős levéltárbeli rendszerezés és rendezés közül csak az egyiknél, a levéltárinál szoktak érvényesíteni, ilyen elvről a raktári rendszerezéssel és rendezéssel kapcsolatban nem szoktak beszélni. Általában 4 rendszerezési elvet különböztethetünk meg: a proveniencia és a pertinencia elvét, a mennyiségi és a Bar-féle elvet. Ezek közül a két leglényegesebb a proveniencia és a pertinencia elve. Mindkettőn belül a rendszerezésnek elméleti, gyakorlati és komplex módja érvényesülhet. A rendszerezési elvet rendezési elvnek, tagolási elvnek, sőt egyszerűen csak elvnek is szokták nevezni, a terminológia egysége szempontjából e nevek egyike sem helyeselhető. A proveniencia elve (proveniencia elvnek is mondják) kifejezésben a proveniencia szó tulajdonképpen eredetet, keletkezést, származást jelent. Ezért sokan tévednek, amikor az iratok provenienciájáról beszélnek vagy hallanak. Úgy gondolják, hogy az irat provenenciája ott van, ahol keletkezik, ahonnan ered, származik, ahol írják. Arany János Petőfi Sándorhoz írt levelének provenienciája szerintük Arany Jánosnál van, hiszen nála keletkezett, tőle eredt, származott, ő írta. Úgy vélik, hogy a proveniencia elve alapján e levél Arany János iratai közé tartozik.