Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 53 Más a helyzet abban az esetben, amikor más alapon — pl. betűrendben — azonos szinten horizontálisan rendszerezett levéltári egységeket sorszámokkal is ellátnak, és azután e számok rendjében őrzik őket. Ez a rend csak formailag számrend, lényegében betűrend, az ilyen egységek nem numerikus, hanem betűrendi egységek. Iyen egységek jönnek létre pl. akkor, amikor a levélírók betűrendjében rendezett missilis leveleket lesorszámozzák. Ezek az egységek a vertikális tagolódásban személyi, a horizontálisban pedig lényegileg betűrendi, és csupán formailag számrendi egységek. Sőt, a számokat ilyenkor a levélírók neveit helyettesítő jeleknek, levéltári jelzeteknek tekinthetjük. Mint ilyeneknek természetesen nincsen összefüggésük az anyag rendszerével. Vannak a levéltári anyag leszámozásának más olyan módjai is, amelyeknek a rendszerezéshez, a rendezéshez nincsen közük, amelyek nem — vagy legalábbis nem elsődlegesen — a rendszerezést, a rendezést szolgálják, hanem egyéb célokat. Ilyen pl. a foliárás és a paginálás, a lapok és az oldalak leszámozása, amelynek elsődleges célja általában nem a rendszer, a rend rögzítése, annak ellenére, hogy egyes esetekben ilyen célra is szolgálhat. Különbséget kell tennünk egyrészt a levéltári, másrészt a raktári egységek le­számozása, numerikus alapon történő rendszerezése és rendezése között. Mind a levéltári, mind pedig a raktári egységek leszámozása, numerikus alapon történő rendszerezése és rendezése, különböző szinteken, többféle módon mehet végbe. A levéltári egységek leszámozása, numerikus alapon történő rendszerezése és rende­zése általában úgy történik, hogy az egyes egységeket folyamatos sorszámokkal látják el, és az így kialakított számrendben őrzik. A numerikus alapon történő rendszerezésnek sajátos módja az, hogy az irattári anyag egyes ügyiratdarabjai, amelyek olykor egyes iratok, olykor pedig több egyes iratból álló irategyüttesek, az iratképző szerv vagy személy ügyintézése során, az ügyek iktatása­kor kapnak folyamatos sorszámot, iktatószámot, és az iratanyagot vagy annak egyes részeit, az iktatószámok rendjében őrzik. A numerikus alap érvényesítése ilyenkor az ügyiratdarabok szintjén történik. A raktári rendszerezésnél és rendezésnél is többféle szinten és módon lehet érvénye­síteni a numerikus alapot. Épületek és helyiségek szintjén úgy érvényesítik a numerikus alapot, hogy az épületeket vagy helyiségeket sorszámmal látják el. A raktárhelyiségeket gyakran együtt sorszámozzák le az egyéb helyiségekkel. Ez történt pl. a Magyar Országos Levéltárban is. Egy raktárhelyiségen belül az állványzat különböző szintjei - falak, oszlopok, sorok, polcok — közül csak a falakat szokták az egész raktáron, kétszintes raktár esetében az egyes szinteken, folyamatosan lesorszámozni. Az oszlopokat és a sorokat már minden falon, a polcokat pedig minden oszlopon vagy sorban, külön-külön sorszámozzák, esetleg nem is számokkal, hanem más jelekkel — pl. betűkkel - jelölik. A legkisebb raktári egységek - csomók, dobozok, kötetek, tékák stb. — szintjén is többféle módon érvényesítik a numerikus alapot. Olykor teljesen függetlenül az anyag levéltári rendszerétől, olykor kombinálva a levéltári és a raktári rendszert. Az előbbi módra példa az az eljárás, amikor egy raktárhelyiségen belül az összes legkisebb raktári egységet folyamatosan sorszámozzák le. Az utóbbi módra példa az az eljárás, amikor a legkisebb raktári egységeket nem egy nagyobb raktári egységen — pl. egy raktárhelyiségen­­ belül, hanem egy nagyobb levéltári

Next